3 langkah untuk menerapkan metodologi tangkas dalam operasi IT

Praktik tangkas bukan hanya untuk pasukan pengembangan perisian yang berlari ke kod, menguji, dan melepaskan aplikasi. Metodologi tangkas, termasuk scrum dan Kanban, digunakan hari ini oleh pelbagai pasukan perniagaan, sains data, dan teknologi, termasuk operasi IT.

Walaupun metodologi tangkas dapat diterapkan untuk operasi TI dengan jayanya, ada beberapa perbedaan penting dalam piagam, keutamaan, dan budaya pasukan operasi yang perlu dipertimbangkan. Memahami perbezaan ini dan kemudian menentukan keutamaan strategik struktur bagaimana pasukan operasi TI yang mengatur sendiri dapat melaksanakan inisiatif mereka dan menjadi ahli pasukan tangkas multidisiplin yang lebih baik.

Berikut adalah tiga langkah yang perlu dipertimbangkan.

Mentakrifkan semula misi dan piagam operasi IT

Anggota pasukan operasi IT memandang tugas utama mereka sebagai lampu untuk pengeluaran, jabatan, dan jaringan, sistem, aplikasi, dan pangkalan data pengeluaran. Ramai yang mengikuti proses ITIL (Perpustakaan Infrastruktur Teknologi Maklumat) untuk insiden, masalah, dan pengurusan perubahan dan menggunakan sistem tiket seperti Cherwell, Jira Service Desk, dan ServiceNow untuk mengesannya. Apabila pekerja dan pengguna akhir lain memerlukan bantuan atau mempunyai keperluan sistem yang berbeza, operasi IT juga bergantung pada sistem ini untuk menangkap permintaan dan menyokong aliran kerja mereka.

CIO mungkin akan mempunyai satu atau lebih peta jalan strategik yang sangat bergantung pada pasukan operasi IT. CIO mungkin mempunyai gabungan strategi bergerak, transformasi digital, awan, dan data di mana operasi IT dapat memainkan peranan utama dan sokongan. Keutamaan mungkin merangkumi migrasi awan, projek infrastruktur, peningkatan besar ke sistem perusahaan, model sokongan baru untuk alat SaaS, audit pematuhan, pemasangan kolaborasi baru dan alur kerja, peningkatan ERP, dan pergerakan pejabat.

Persoalannya ialah bagaimana operasi IT menguruskan kerja yang berkaitan dengan inisiatif ini? Metodologi tangkas sangat sesuai untuk banyak di antaranya, terutamanya apabila terdapat keperluan di muka yang tidak tepat, tidak diketahui teknikal, atau keutamaan yang bertentangan.

Tetapi kerana banyak dalam operasi IT memandang praktik tangkas sebagai metodologi pengembangan, ia memerlukan beberapa bimbingan dan perbincangan mengenai misi mereka yang lebih penting, ruang lingkup tanggungjawab, dan cara untuk mengurus pekerjaan mereka.

Secara khusus, banyak dalam operasi IT lebih terbiasa menjalankan tugas oleh pengurus projek. Mereka tidak berkesempatan untuk menentukan cara terbaik untuk merekayasa dan melaksanakan penyelesaian, menyusun kerja, dan mengurangkan risiko kerana tidak diketahui secara teknikal. Metodologi tangkas menangani kekurangan pengurusan projek top-down ini. Mereka memerlukan jurutera untuk melangkah ke peranan tangkas, mengambil bahagian dalam upacara, dan menggunakan alat tangkas untuk memahami cara kerja baru.

Tentukan semula metodologi tangkas untuk operasi IT

Pemimpin lincah tidak boleh hanya menggunakan scrum di luar kotak atau Kanban kepada pasukan operasi IT. Beberapa perbezaan yang signifikan dalam budaya dan model operasi perlu dipertimbangkan. Berikut adalah beberapa langkah untuk disemak secara berkumpulan:

  • Tentukan semula peranan tangkas. Sebilangan besar operasi IT tidak mempunyai pemilik produk yang ditugaskan untuk inisiatif mereka. Paling baik, mereka mungkin mempunyai penaja projek dan penganalisis yang menulis syarat. Mungkin memerlukan beberapa latihan dan bimbingan untuk membantu orang memikul tanggungjawab pemilikan produk. Yang paling mustahak adalah mereka perlu menentukan siapa pelanggan untuk inisiatif mereka dan melihat untuk mengutamakan pekerjaan berdasarkan keperluan dan nilai pelanggan.
  • Tulis cerita dan kriteria penerimaan. Jurutera yang bekerja pada sistem tidak terbiasa menulis keperluan sebagai cerita pengguna dan menentukan kriteria penerimaan. Banyak jurutera memulakan pelaksanaan dengan memahami objektif keseluruhan, kemudian bekerjasama dengan teknologi untuk mengetahui penyelesaian operasi dan optimum. Namun, ada baiknya menambahkan disiplin keperluan penulisan kerana membantu mengembangkan pemahaman bersama mengenai tujuan dari perspektif pelanggan atau pengguna akhir dan kemudian menentukan kriteria penerimaan mengenai keperluan yang tidak berfungsi.
  • Menetapkan keutamaan. Operasi IT mesti menukar masa untuk bertindak balas terhadap insiden dan memenuhi permintaan bersama dengan komitmen mereka terhadap inisiatif lincah. Pembangun mempunyai pekerjaan mereka yang selaras dengan pasukan dan komitmen mereka yang tangkas, tetapi operasi IT mesti bertindak balas terhadap keutamaan operasi sebelum menangani pekerjaan pada tunggakan pantas mereka. Banyak pasukan operasi IT bergelut dengan cara menyatakan keutamaan, apa maksud komitmen ketika mereka dapat terganggu oleh insiden keutamaan, bagaimana menganggarkan cerita pengguna yang tangkas, dan bagaimana mengukur kemampuan mereka.
  • Pilih metodologi tangkas yang sesuai. Jenis pekerjaan yang diutamakan dalam operasi IT sesuai dengan beberapa kaedah yang lebih baik daripada yang lain. Beberapa pasukan yang bekerja pada kumpulan inisiatif yang lebih kecil mungkin mendapat manfaat dengan menggunakan Kanban; yang lain bekerja pada inisiatif yang lebih lama dengan keperluan yang kompleks mungkin lebih sesuai untuk scrum. Organisasi yang lebih besar harus mempertimbangkan untuk menyokong sekurang-kurangnya dua metodologi ini.
  • Fahami peranannya. Operasi IT mempunyai tanggungjawab yang berbeza dalam inisiatif tangkas yang berbeza. Mereka mungkin pendorong infrastruktur, migrasi awan, dan inisiatif keselamatan dan telah menentukan peranan dan tanggungjawab yang mengawasi pasukan tangkas. Pada yang lain, seperti inisiatif pemula, automasi, atau tadbir urus data, mereka mungkin bukan pendorong dan berpartisipasi sebagai anggota pasukan tangkas. Kedua-dua senario tersebut memerlukan penentuan bagaimana jurutera terlibat, berdasarkan tanggungjawab mereka kepada pasukan dan program.

Gabungkan tangkas dengan alat operasi

Pasukan operasi IT sudah menggunakan sistem untuk menguruskan insiden dan permintaan, platform lain untuk sistem pemantauan, dan alat tambahan untuk mendorong kerjasama pasukan. Tetapi alat ITSM (Pengurusan Perkhidmatan IT) tidak sesuai untuk mengesan inisiatif multi minggu, dan menguruskan projek yang kompleks dengan carta atau spreadsheet Gantt menambah risiko projek. Sekiranya pasukan operasi akan menggunakan metodologi tangkas, mereka memerlukan alat yang tepat untuk cara kerja ini.

Tetapi operasi IT yang menambahkan alat pengurusan projek tangkas baru untuk campuran mesti mempertimbangkan aliran kerja dan integrasi data antara proses dan sistem mereka.

Sebaiknya pertimbangkan kesan dari perspektif jurutera tunggal. Mereka mungkin menggunakan PowWow Mobile untuk pengurusan perkhidmatan, Jira untuk inisiatif tangkas, Slack untuk kolaborasi, dan BigPanda untuk AIops. Ia menambahkan overhead untuk mengklik beberapa alat untuk mengetahui keutamaan kerja, cara mencatat status kerja yang sedang berjalan, dan di mana untuk berkongsi maklumat dengan rakan sekerja. Ini juga boleh menimbulkan kekeliruan bagi pihak berkepentingan ketika seorang jurutera berkomitmen untuk menyelesaikan kerja dengan pasukan tangkas tetapi ditugaskan untuk bertindak balas terhadap kejadian yang diutamakan.

Pasukan operasi IT mesti mempertimbangkan bagaimana aliran kerja dan data menghubungkan antara alat ini dan memastikan bahawa terdapat proses loop tertutup. Sebagai contoh, insiden mungkin bermula di meja servis, pemulihan yang dilaksanakan oleh pasukan operasi IT yang tangkas, dan kemudian memerlukan pengesahan melalui alat pemantauan. Penjejakan dari ujung ke ujung melalui tiga atau lebih teknologi menambah usaha, dan penyatuan antara meningkatkan kualiti data.

Isu-isu ini hanyalah titik permulaan. Adalah mustahak bahawa pasukan operasi IT menggunakan retrospektif tangkas untuk membincangkan apa yang berfungsi, apa yang perlu berubah, dan bagaimana mengembangkan metodologi mereka.