Cheat sheet: Ciri Excel 2016 yang mesti diketahui

Sebelumnya 1 2 Halaman 2 Halaman 2 dari 2

Perkongsian Ringkas dengan versi desktop Excel

Pada bulan Mac 2016, versi desktop Excel diberi ciri yang disebut Simple Sharing, dan beberapa pemerhati industri percaya bahawa kolaborasi langsung untuk Excel akhirnya ada di sini. Malangnya, tidak. Sebagai gantinya, ini hanya satu cara bagi pengguna untuk lebih mudah menggunakan ciri perkongsian yang telah wujud dalam satu bentuk atau yang lain sejak Excel 2007. Berkongsi di Excel selalu kudgy, dan ciri Perkongsian Ringkas di Excel 2016 tidak menjadikan sesuatu lebih mudah secara dramatik . Namun, jika anda sering bekerja dengan orang lain di hamparan, anda mungkin ingin mencubanya.

Mula-mula anda perlu menyediakan buku kerja untuk dikongsi. (Perhatikan bahawa anda tidak dapat berkongsi buku kerja dengan jadual Excel di dalamnya, dan ada batasan lain mengenai pemformatan dan ciri yang dapat dilakukan dalam buku kerja bersama.)

Dalam buku kerja yang ingin anda kongsi dengan orang lain, klik Tinjau pada Pita, kemudian klik Kongsi Buku Kerja, dan di tab Penyuntingan pada skrin yang muncul, tandai kotak di sebelah "Benarkan perubahan oleh lebih daripada satu pengguna pada masa yang sama masa. Ini juga membolehkan penggabungan buku kerja. " Kemudian pada tab Lanjutan di skrin, pilih bagaimana anda ingin mengesan perubahan dan menangani pengeditan yang dibuat oleh orang lain - sebagai contoh, berapa lama menyimpan sejarah perubahan dalam dokumen. Setelah selesai, klik OK.

Anda kini boleh berkongsi buku kerja dengan orang lain, melihat perubahan yang dibuat oleh semua orang setelah membuatnya, dan memutuskan mana yang harus disimpan dan mana yang harus dibuang. Tidak ada yang baru - semuanya tersedia dalam versi Excel sebelumnya. Tetapi dengan Perkongsian Ringkas, lebih mudah untuk berkongsi fail itu sendiri, kerana anda menyimpannya di lokasi awan yang dapat diakses oleh semua orang, dan kemudian membaginya dengan orang lain.

Untuk menggunakan Perkongsian Ringkas, simpan dulu fail ke akaun OneDrive, OneDrive for Business, atau SharePoint. (Itulah satu-satunya perkhidmatan yang berfungsi dengan Perkongsian Ringkas.) Untuk melakukannya, klik Fail> Simpan Sebagai dan pilih akaun OneDrive atau SharePoint yang sesuai.

Selepas anda melakukannya, klik ikon Kongsi di sudut kanan atas buku kerja. Panel Kongsi muncul di sebelah kanan. Panel Kongsi mungkin merupakan alasan bahawa sesetengah orang secara salah percaya bahawa Excel menawarkan kolaborasi masa nyata, kerana panel Kongsi yang sama digunakan oleh Word, PowerPoint dan OneNote untuk berkolaborasi. Perbezaannya adalah bahawa dalam kes Excel, anda hanya dapat menggunakan panel untuk membiarkan orang lain mengakses dokumen - ini tidak akan membolehkan anda melakukan kolaborasi masa nyata.

Di bahagian atas panel Kongsi, taipkan alamat e-mel orang yang ingin anda bagikan dokumen di kotak "Jemput orang", atau klik ikon buku nota untuk mencari senarai kenalan anda untuk dijemput orang. Setelah alamat orang berada di dalam kotak, menu drop-down muncul yang membolehkan anda memilih sama ada membenarkan rakan anda mengedit dokumen, atau hanya melihatnya. Di bawah menu drop-down, anda juga boleh memasukkan mesej yang dihantar kepada orang yang anda kongsi dokumen tersebut. Setelah selesai, klik butang Kongsi.

Perhatikan bahawa anda boleh memberikan hak edit / tontonan yang berbeza kepada orang yang berbeza, tetapi hanya jika anda menghantar e-mel yang berbeza kepada setiap orang. Dalam setiap e-mel individu yang anda kirimkan, anda hanya dapat memilih suntingan atau melihat, dan itu berlaku untuk semua orang dalam e-mel tersebut. Oleh itu, untuk memberikan keistimewaan yang berbeza kepada orang yang berlainan, hantarkan e-mel individu dan bukannya mengumpulkan semuanya dalam satu e-mel.

E-mel dengan pautan ke fail dihantar kepada orang yang telah anda tetapkan. Perhatikan bahawa ini adalah keseluruhan yang dilakukan oleh Simple Sharing - setelah e-mel dihantar, anda menggunakan ciri perkongsian yang sama yang sudah ada di Excel sebelum versi 2016, seperti yang akan saya gariskan di bawah.

Orang dengan siapa anda berkongsi fail perlu mengklik ikon fail di e-mel mereka untuk membukanya. Mereka dapat melihat melalui lembaran kerja, tetapi jika mereka ingin mengubahnya, mereka harus menyimpan salinannya di folder yang sama di mana mereka membukanya. Yang asli itu sendiri hanya boleh dibaca.

Rakan sekerja anda membuat apa sahaja perubahan yang mereka mahukan dalam salinan lembaran kerja mereka, dan menyimpannya. Anda kemudian membuka lembaran kerja asal anda, dan anda boleh menggabungkan perubahan dalam salinan lembaran kerja mereka dengan lembaran kerja asal anda. Sebelum anda dapat melakukannya, anda perlu mengambil langkah berikut:

1. Klik ikon Customize Quick Access Toolbar. Ini adalah ikon keempat dari kiri (anak panah ke bawah dengan garis mendatar di atasnya) pada Bar Alat Akses Pantas, yang berada di sudut kiri atas skrin. Pada skrin yang muncul, klik Lagi Perintah.

2. Pada layar yang muncul, pergi ke kotak drop-down "Pilih Perintah Dari", dan pilih "Semua Perintah."

3. Tinjau senarai, pilih Bandingkan dan Gabungkan Buku Kerja, dan klik butang Tambah di tengah-tengah skrin.

4. Klik butang OK di bahagian bawah skrin.

Ikon Bandingkan dan Gabungkan Buku Kerja kini muncul di bar alat Akses Pantas sebagai bulatan.

Dalam lembaran kerja asal yang anda kongsi, klik ikon Bandingkan dan Gabungkan Buku Kerja. Apabila kotak dialog "Pilih Fail untuk Bergabung ke Buku Kerja Semasa" muncul, klik salinan buku kerja yang telah dibuat orang itu. Kemudian klik OK. Semua perubahan yang dibuat oleh orang lain pada buku kerja akan muncul dalam buku kerja asal, yang dikenal pasti oleh siapa yang membuatnya. Anda kemudian boleh memutuskan sama ada akan menyimpan perubahan.

Untuk maklumat lebih lanjut mengenai penggunaan dan penggabungan buku kerja bersama, lihat Microsoft "Gunakan buku kerja bersama untuk berkolaborasi di Excel 2016 untuk Windows." Sekadar peringatan: Ciri buku kerja yang dikongsi ini bukanlah perkara baru bagi Excel 2016. Cuma cara untuk berkongsi buku kerja itu sendiri telah berubah, dengan menggunakan panel Kongsi.

Saya dapati ciri perkongsian dalam versi desktop Excel sangat kudgy, bahkan menggunakan Simple Sharing. Sangat menggalakkan bahawa Microsoft mempunyai beta kolaborasi masa nyata dalam karya; Saya tidak sabar-sabar menjangka hari ia menjadi stabil dan dilancarkan kepada pengguna Excel 2016.

Empat ciri baru untuk diperiksa

Pro Spreadsheet akan senang dengan empat ciri baru yang dibina dalam Excel 2016 - Analisis Pantas, Lembaran Ramalan, Get & Transform dan Peta 3D.

Analisis Pantas

Sekiranya anda ingin menganalisis data dalam hamparan, alat Analisis Pantas yang baru akan membantu. Sorot sel yang ingin anda analisis, kemudian gerakkan kursor anda ke sudut kanan bawah dari yang telah anda sorot. Ikon kecil spreadsheet dengan kilat di atasnya muncul. Klik dan anda akan mendapat pelbagai alat untuk melakukan analisis segera data anda. Sebagai contoh, anda boleh menggunakan alat untuk menonjolkan sel dengan nilai yang lebih besar daripada nombor tertentu, mendapatkan rata-rata berangka untuk sel yang dipilih, atau membuat grafik dengan cepat.

Lembaran Ramalan

Juga baru ialah anda boleh menghasilkan ramalan yang dibina berdasarkan data sejarah, menggunakan fungsi Lembaran Ramalan. Sekiranya, misalnya, anda mempunyai lembaran kerja yang menunjukkan penjualan buku yang lalu mengikut tarikh, Lembaran Ramalan dapat meramalkan penjualan masa depan berdasarkan yang lalu.

Untuk menggunakan ciri tersebut, anda mesti menggunakan lembaran kerja yang mempunyai data sejarah berdasarkan masa. Letakkan kursor anda di salah satu sel data, pergi ke tab Data di Pita dan pilih Lembaran Ramalan dari kumpulan Ramalan ke kanan. Pada skrin yang muncul, anda boleh memilih pelbagai pilihan seperti membuat carta garis atau bar dan tarikh ramalan yang akan berakhir. Klik butang Buat, dan lembaran kerja baru akan muncul yang menunjukkan data sejarah dan ramalan anda serta carta ramalan. (Lembaran kerja asal anda tidak akan berubah.)

Dapatkan & Ubah

Ciri ini tidak sepenuhnya baru untuk Excel. Dahulu dikenali sebagai Power Query, ia disediakan sebagai tambahan percuma untuk Excel 2013 dan hanya berfungsi dengan ciri PowerPivot di Excel Professional Plus. Perisian kecerdasan perniagaan Power BI Microsoft menawarkan fungsi yang serupa.

Kini dipanggil Get & Transform, ini adalah alat kecerdasan perniagaan yang membolehkan anda menarik, menggabungkan dan membentuk data dari pelbagai sumber tempatan dan awan. Ini termasuk buku kerja Excel, fail CSV, SQL Server dan pangkalan data lain, Azure, Active Directory dan banyak lagi. Anda juga boleh menggunakan data dari sumber awam termasuk Wikipedia.

Anda akan menemui alat Get & Transform bersama dalam kumpulan pada tab Data di Ribbon. Untuk lebih lanjut mengenai penggunaan alat ini, lihat "Bermula dengan Get & Transform di Excel 2016" Microsoft.

Peta 3D

Sebelum Excel 2016, Power Map adalah tambahan visualisasi geospasial 3D percuma yang popular untuk Excel. Kini percuma, dibina ke dalam Excel 2016, dan telah dinamakan semula sebagai Peta 3D. Dengan itu, anda dapat merancang maklumat geografi dan maklumat lain pada peta atau peta 3D. Anda mesti terlebih dahulu mempunyai data yang sesuai untuk pemetaan, dan kemudian menyediakan data tersebut untuk Peta 3D.

Langkah-langkah tersebut berada di luar ruang lingkup artikel ini, tetapi berikut adalah nasihat dari Microsoft mengenai cara mendapatkan dan menyiapkan data untuk Peta 3D. Setelah anda menyediakan data dengan betul, buka hamparan dan pilih Masukkan> Peta 3D> Buka Peta 3D. Kemudian klik Dayakan dari kotak yang muncul. Itu menghidupkan ciri Peta 3D. Untuk perincian tentang cara bekerja dengan data dan menyesuaikan peta Anda, buka tutorial Microsoft "Mulai dengan Peta 3D."

Sekiranya anda tidak mempunyai data untuk pemetaan tetapi hanya ingin melihat sendiri seperti apa peta 3D, anda boleh memuat turun sampel data yang dibuat oleh Microsoft. Tangkapan skrin yang ditunjukkan di sini adalah dari demo Simulasi Penggunaan Elektrik Bermusim Dallas Utilities Microsoft. Apabila anda memuat turun buku kerja, buka, pilih Sisipkan> Peta 3D> Buka Peta 3D dan klik peta untuk melancarkannya.

Pintasan papan kekunci yang berguna

Sekiranya anda peminat pintasan papan kekunci, berita baik: Excel banyak menyokongnya. Jadual di bawah menyoroti yang paling berguna, dan lebih banyak lagi disenaraikan di laman Microsoft Office.

Dan jika anda benar-benar mahu menggunakan pintasan papan kekunci, muat turun panduan rujukan cepat Excel 2016 Ribbon kami, yang meneroka arahan yang paling berguna pada setiap tab Pita dan menyediakan pintasan papan kekunci untuk setiap satu .

Pintasan papan kekunci Excel 2016 yang berguna

Sumber: Microsoft
KOMBINASI UTAMA TINDAKAN
Navigasi lembaran kerja
PgUp / PgDn Gerakkan satu skrin ke atas / bawah
Alt-PgUp / Alt-PgDn Gerakkan satu skrin ke kiri / kanan
Ctrl-PgUp / Ctrl-PgDn Gerakkan satu tab lembaran kerja ke kiri / kanan
Kekunci anak panah atas / bawah Gerakkan satu sel ke atas / bawah
Tab Bergerak ke sel seterusnya ke kanan
Shift-Tab Gerakkan ke sel ke kiri
Rumah Beralih ke permulaan barisan
Ctrl-Laman Utama Beralih ke permulaan lembaran kerja
Ctrl-Akhir Pindah ke sel terakhir yang mempunyai kandungan di dalamnya
Anak panah Ctrl-Kiri Pindah ke perkataan ke kiri semasa berada di dalam sel
Anak panah Ctrl-Kanan Beralih ke perkataan ke kanan semasa berada di dalam sel
Ctrl-G atau F5 Paparkan kotak dialog Pergi Ke
F6 Tukar antara lembaran kerja, Pita, panel tugas dan kawalan Zum
Ctrl-F6 Sekiranya lebih daripada satu lembaran kerja dibuka, beralih ke lembaran kerja yang berikutnya
Navigasi pita
Alt Pintasan Paparan Paparan
Alt-F Pergi ke tab Fail
Alt-H Pergi ke tab Laman Utama
Alt-N Pergi ke tab Sisipkan
Alt-P Pergi ke tab Layout Halaman
Alt-M Pergi ke tab Formula
Alt-A Pergi ke tab Data
Alt-R Pergi ke tab Ulasan
Alt-W Pergi ke tab Lihat
Alt-Q Masukkan kursor ke dalam kotak Tell Me
Alt-JC Pergi ke tab Chart Chart / Design ketika kursor berada di chart
Alt-JA Pergi ke tab Chart Chart / Format ketika kursor berada di chart
Alt-JT Pergi ke tab Table Tools / Design ketika kursor berada di atas meja
Alt-JP Pergi ke tab Alat Gambar / Format semasa kursor pada gambar
Alt-JI Pergi ke tab Draw (jika ada)
Alt-B Pergi ke tab Power Pivot (jika ada)
Bekerja dengan data
Shift-Spacebar Pilih sebaris
Ctrl-Spacebar Pilih lajur
Ctrl-A atau Ctrl-Shift-Spacebar Pilih keseluruhan lembaran kerja
Kekunci Shift-Arrow Lanjutkan pemilihan dengan satu sel
Shift-PgDn / Shift-PgUp Panjangkan pilihan ke bawah satu skrin / ke atas satu skrin
Shift-Rumah Lanjutkan pemilihan hingga awal baris
Ctrl-Shift-Laman Utama Lanjutkan pemilihan hingga awal lembaran kerja
Ctrl-C Salin kandungan sel ke papan keratan
Ctrl-X Salin dan hapus kandungan sel
Ctrl-V Tampal dari papan keratan ke dalam sel
Ctrl-Alt-V Paparkan kotak dialog Tampal Khas
Masukkan Selesaikan memasukkan data dalam sel dan pindah ke sel seterusnya ke bawah
Shift-Enter Selesaikan memasukkan data dalam sel dan pindah ke sel seterusnya ke atas
Esc Batalkan kemasukan anda dalam sel
Ctrl-; Masukkan tarikh semasa
Ctrl-Shift-; Masukkan masa semasa
Ctrl-T atau Ctrl-L Paparkan kotak dialog Buat Jadual
Ctrl-Akhir Ketika berada di bar formula, gerakkan kursor ke hujung teks
Ctrl-Shift-Akhir Di bar formula, pilih semua teks dari kursor hingga akhir.
Alt-F8 Buat, jalankan, edit atau hapus makro
Memformat sel dan data
Ctrl-1 Paparkan kotak dialog Format Sel
Alt- ' Paparkan kotak dialog Gaya
Ctrl-Shift- & Terapkan sempadan ke sel atau pilihan
Ctrl-Shift-_ Keluarkan sempadan dari sel atau pilihan
Ctrl-Shift- $ Terapkan format Mata Wang dengan dua perpuluhan
Ctrl-Shift- ~ Gunakan format Nombor
Ctrl-Shift-% Terapkan format Peratusan tanpa tempat perpuluhan
Ctrl-Shift- # Terapkan format Tarikh menggunakan hari, bulan dan tahun
Ctrl-Shift- @ Terapkan format Masa menggunakan jam 12 jam
Ctrl-K Masukkan pautan hiper
Ctrl-Q Paparkan pilihan Analisis Pantas untuk sel terpilih yang mengandungi data
Bekerja dengan formula
= Mulakan formula
Alt- = Masukkan fungsi AutoSum
Shift-F3 Masukkan fungsi
Ctrl-` Beralih antara memaparkan formula dan nilai sel
Ctrl- ' Salin dan tampalkan formula dari sel di atas ke yang sekarang
F9 Hitung semua lembaran kerja di semua buku kerja yang dibuka
Shift-F9 Hitungkan lembaran kerja semasa
Ctrl-Shift-U Kembangkan atau runtuh bar formula
Pintasan berguna lain
Ctrl-N Buat buku kerja baru
Ctrl-O Buka buku kerja
Ctrl-S Simpan buku kerja
Ctrl-W Tutup buku kerja
Ctrl-P Cetak buku kerja
Ctrl-F Paparkan kotak dialog Cari dan Ganti
Ctrl-Z Buat asal tindakan terakhir
Ctrl-Y Buat semula tindakan terakhir
Shift-F2 Masukkan atau edit komen sel
Ctrl-Shift-O Pilih semua sel yang mengandungi komen
Ctrl-9 Sembunyikan baris yang dipilih
Ctrl-Shift- ( Nyatakan baris tersembunyi dalam pilihan
Ctrl-0 Sembunyikan lajur yang dipilih
Ctrl-Shift-) Nyahlembunyikan lajur tersembunyi dalam pilihan
F7 Eja periksa lembaran kerja aktif atau julat yang dipilih

Bersedia untuk menyelami Excel lebih mendalam? Lihat "11 petua Excel kami untuk pengguna kuasa."

Kisah ini, "Cheat sheet: Ciri-ciri Excel 2016 yang mesti diketahui" pada asalnya diterbitkan oleh Computerworld.